Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Dos papeles distintos, y por qué importa

Contafir presta un servicio de software de contabilidad en la nube. En esa actividad tratamos datos personales en dos calidades diferentes, con obligaciones diferentes. Distinguirlas es esencial y por eso encabeza esta política.

3. Qué datos tratamos

Como Responsables

• De identificación y contacto: nombre, número de documento, correo electrónico, teléfono, empresa y cargo.
• De la relación comercial: plan contratado, historial de pagos, facturas emitidas y comunicaciones sostenidas con usted.
• De uso del servicio: fecha y hora de ingreso, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, y el registro de las acciones realizadas dentro del programa.

Los datos de uso se recogen por razones de seguridad —detectar intentos de acceso no autorizado y reconstruir qué ocurrió ante un incidente— y forman parte del rastro de auditoría del servicio.

Como Encargados

Los que cada empresa cliente decida registrar en el programa: datos de sus clientes, proveedores y empleados, incluida la información de nómina. Estos datos pueden incluir categorías especiales, como las que constan en la liquidación de seguridad social. Contafir no determina qué información se carga ni con qué finalidad; esa decisión y la autorización correspondiente son de la empresa cliente.

4. Para qué los usamos

Como Responsables, tratamos sus datos personales para:

1. Atender sus solicitudes de información, cotización o demostración.
2. Prestar, mantener y mejorar el servicio contratado.
3. Crear y administrar su cuenta y las de los usuarios que usted autorice.
4. Facturar, recaudar y llevar la contabilidad de la relación comercial.
5. Prestar soporte técnico y acompañamiento.
6. Informarle sobre cambios en el servicio, en los planes, en los precios o en esta política.
7. Enviarle comunicaciones comerciales sobre nuestros productos, cuando usted lo haya autorizado. Podrá pedir que dejemos de enviarlas en cualquier momento.
8. Proteger la seguridad del servicio y prevenir fraudes o accesos indebidos.
9. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

5. Sus derechos como titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando sean parciales, inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización que usted otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

6. Cómo ejercer sus derechos

Escríbanos a contacto@contafir.com. El área de Servicio al Cliente de Contafir SAS es la responsable de atender consultas, peticiones y reclamos sobre datos personales.

Incluya en su mensaje:

• Su nombre completo y número de documento.
• Un correo o teléfono donde podamos responderle.
• Qué solicita: conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, o revocar la autorización.
• Los documentos que respalden su solicitud, si aplican.

Plazos de respuesta

Si el reclamo llega incompleto, se lo haremos saber dentro de los 5 días siguientes para que lo complete. Si pasados dos meses no recibimos respuesta suya, entenderemos que desistió.

Si usted es cliente, empleado o proveedor de una empresa que usa Contafir y su solicitud se refiere a los datos que esa empresa registró en el programa, diríjala directamente a ella: es la Responsable de esa información. Si nos llega a nosotros, se la remitiremos y le avisaremos.

7. Autorización

Recogemos su autorización de forma previa, expresa e informada cuando usted diligencia un formulario en nuestro sitio, nos escribe por WhatsApp o correo, o suscribe un contrato con nosotros. Conservamos constancia de esa autorización y podemos entregársela cuando la solicite.

Para el tratamiento de datos sensibles, cuando lo haya, la autorización se solicita de manera separada, informando que no está obligado a otorgarla.

8. Con quién compartimos la información

No vendemos datos personales. Los compartimos únicamente con terceros que nos permiten prestar el servicio, y solo en lo necesario:

• Proveedor de alojamiento en la nube, donde residen los servidores y las copias de seguridad.
• Proveedor tecnológico de facturación electrónica autorizado por la DIAN, para transmitir los documentos que el cliente emite.
• Pasarelas de pago y entidades financieras, para procesar los pagos de la suscripción.
• Autoridades competentes, cuando medie requerimiento legal.

Transferencia y transmisión internacional

Parte de la infraestructura que utilizamos puede estar ubicada fuera de Colombia. En esos casos exigimos a nuestros proveedores estándares de seguridad y confidencialidad equivalentes a los previstos en la Ley 1581 de 2012, mediante los contratos de transmisión correspondientes. Al aceptar esta política usted autoriza dicha transmisión para las finalidades aquí descritas.

9. Cuánto tiempo los conservamos

• Prospectos que no contratan: hasta dos años desde el último contacto, salvo que pidan antes su supresión.
• Clientes activos: mientras dure la relación comercial.
• Después de terminado el contrato: conservamos la información contable y tributaria por los términos que exige la ley colombiana. La información no sujeta a esos términos se elimina.
• Datos cargados por el cliente en el programa: a la terminación del contrato se los entregamos en un formato legible y luego procedemos a su eliminación, salvo instrucción distinta suya o deber legal de conservación.

10. Cómo los protegemos

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración. Entre ellas:

• Conexión cifrada (HTTPS) en todo el servicio.
• Contraseñas almacenadas cifradas con algoritmos de derivación de clave, de modo que nadie —tampoco nosotros— puede leerlas.
• Cada empresa cliente en una base de datos independiente de las demás.
• Perfiles y permisos por usuario, verificados en el servidor.
• Registro de auditoría de las operaciones realizadas.
• Copias de seguridad diarias en almacenamiento externo.
• Límite de intentos de acceso y control de las sesiones abiertas.

Ninguna medida ofrece seguridad absoluta. Si llegara a presentarse un incidente que afecte sus datos personales, se lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio conforme a la normativa vigente.

11. Menores de edad

Contafir es un servicio dirigido a empresas y no está destinado a menores de edad. No recogemos deliberadamente datos de menores como Responsables. Si un cliente registra datos de menores dentro del programa, lo hace bajo su propia responsabilidad y debe contar con la autorización del representante legal del menor, atendiendo al interés superior del niño.

12. Autoridad de vigilancia

La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad encargada de vigilar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos personales en Colombia. Antes de acudir a ella, la ley exige haber presentado la consulta o el reclamo directamente ante nosotros.

13. Cambios en esta política

Podemos modificar esta política. Cuando el cambio sea sustancial, se lo informaremos por correo electrónico o mediante un aviso visible en el sitio, con al menos diez días hábiles de anticipación a su entrada en vigencia. La versión aplicable siempre será la publicada en esta página, con su fecha de actualización.