Crear la empresa y su plan de cuentas: lo que hay que decidir el primer día

Abrir una empresa en un programa contable produce una sensación conocida: una pantalla pidiendo veinte datos que uno no sabe si importan.

La buena noticia es que casi todos se pueden cambiar después. La útil es que tres no, y esos sí vale la pena pensarlos antes de empezar.

Lo que casi no se puede deshacer

1. El NIT

Es la identidad de la empresa ante la DIAN. Va en cada factura y en cada reporte.

Escríbalo sin puntos, sin guiones y sin el dígito de verificación. El dígito va en su propia casilla, y un buen programa lo calcula solo y no le deja poner uno que no cuadre. Si el suyo lo deja escribir cualquier cosa, esa es una señal de lo que le espera en la exógena.

2. El régimen

Si es responsable de IVA o no, y si es agente retenedor. De eso depende cómo se calcula cada factura que emita.

Cambiarlo después no es imposible, pero no arregla las facturas ya emitidas. Y esas ya están en la DIAN.

3. El código de cada sede

Si va a manejar varias sedes, el código con el que nace cada una queda escrito en miles de documentos. El nombre se puede cambiar cuando quiera —de "Sede Norte" a "Sede Chapinero"—; el código, no. Si se pudiera, la sede vieja se quedaría con años de historia colgando de algo que ya no existe.

Lo que se puede dejar para después

Y conviene dejarlo, para no atascarse el primer día:

La resolución de la DIAN. Si todavía no la tiene, se sigue trabajando y se carga cuando llegue. Sin ella no se numera una factura electrónica, pero sí se puede montar el catálogo y los saldos.

El certificado digital, si va a firmar usted mismo.

Las comisiones de datáfono y financiación. Se pueden poner después, pero póngalas antes de la primera venta con tarjeta: si no, esa venta va a quedar contabilizada con un porcentaje que no es el suyo y el banco no va a cuadrar.

El plan de cuentas: no lo invente

Este es el punto donde más gente se complica de gusto.

Use el PUC. El plan único de cuentas colombiano ya existe, está organizado por una lógica y —lo importante— es el que esperan los informes oficiales y su contador.

La tentación de inventar cuentas con nombres propios ("Caja chica de Juan") es comprensible y es un error: los reportes a la DIAN salen por código, no por nombre. Una cuenta inventada no se puede reportar.

Lo que sí conviene hacer:

Abrir las cuentas que su negocio necesita, dentro del PUC. Si tiene tres bancos, cada uno con su propia cuenta auxiliar. Si tiene dos sedes, la caja de cada una por separado — sin eso, ninguna de las dos cuadra nunca.

Marcar qué cuentas exigen tercero. Todo lo que sea "alguien me debe" o "le debo a alguien" tiene que llevar nombre y NIT. Si el programa lo deja pasar sin tercero, en la exógena no lo va a poder reportar.

No abrir cuentas "por si acaso". Un plan con cuatrocientas cuentas de las que se usan treinta hace que nadie encuentre la correcta. Se abren cuando se necesitan.

Las tarifas: se ponen una vez y se aplican solas

Este es el trabajo que de verdad ahorra tiempo después. Se configuran una vez:

• IVA, retención en la fuente, retención de IVA.
• ICA por municipio — si tiene sedes en municipios distintos, cada una tiene

su tarifa, y esto es de lo que más se equivoca a mano.

• Las bases a partir de las cuales se practica retención.
• Los consecutivos de cada tipo de documento.

Bien puestas, cada documento las aplica solo y nadie tiene que acordarse de nada.

En qué orden hacerlo

1. Los datos de la empresa. NIT, régimen, dirección.
2. El plan de cuentas. Sobre el PUC.
3. Las tarifas.
4. Las sedes, si son varias.
5. Terceros y productos.
6. Los saldos iniciales, que tienen que cuadrar.
7. Los usuarios.

Y una recomendación que vale por todas: cargue en simulacro antes de cargar de verdad. Un buen sistema le enseña qué pasaría, fila por fila, sin escribir nada. Repítalo las veces que haga falta hasta que salga limpio.

En Contafir hay un asistente que lleva estos pasos en orden y guarda cada uno en cuanto se completa — se puede cerrar el navegador y volver al día siguiente donde lo dejó. Solo el primero es obligatorio; los demás se pueden dejar para después. Y toda carga se puede simular antes de hacerla.