Software contable multiempresa: qué necesita un contador que lleva varias
La pregunta no es si el programa dice ser multiempresa. Es dónde están guardados los datos de cada una, porque de eso depende que un error de programación no le mezcle dos clientes.
Llevar la contabilidad de varias empresas tiene un problema que no tiene quien lleva una sola: usted responde por la separación.
Si los datos de dos de sus clientes se mezclan, no es un inconveniente técnico. Es un problema suyo, profesional y posiblemente legal. Y quien se lo va a reclamar no va a aceptar "es que el programa tuvo un error".
Por eso, al escoger un programa, hay preguntas que le importan a usted y a casi nadie más.
La pregunta que lo revela todo
Hágala tal cual, y no acepte un "sí, es multiempresa" como respuesta:
"Los datos de mis dos empresas, ¿están en la misma tabla separados por una columna, o en bases de datos distintas?"
Casi todos los programas del mercado hacen lo primero. Todas las empresas comparten las mismas tablas, y cada fila lleva una marca que dice de quién es. Cuando el programa consulta algo, filtra por esa marca.
Funciona mientras el filtro esté. El día que un programador escriba una consulta y se le olvide ponerlo —o lo ponga mal en una de las cuarenta consultas que toca esa pantalla— los datos de una empresa aparecen en el informe de otra.
No es un problema hipotético: es la clase de error más común en este tipo de sistemas, precisamente porque no falla ruidosamente. No se cae nada. Solo sale un número que no era.
Cómo se ve la otra forma
En Contafir cada empresa es un archivo de base de datos aparte. No una columna: un archivo.
La diferencia práctica es que el error de arriba no se puede cometer. Aunque un programador escriba la peor consulta imaginable, no puede traer datos de otra empresa, porque no están ahí. Hay que abrir el otro archivo a propósito.
Y trae dos cosas más que se agradecen:
- Entregarle a un cliente su información es copiar un archivo. No es
exportar filtrando por una columna y rezar.
- Borrarla cuando se va —que la ley de datos exige— es borrar un archivo.
No es un DELETE que puede dejar rastros en cinco tablas.
La segunda pregunta: ¿cuántas veces tengo que entrar?
Una cosa es que el programa pueda llevar varias empresas y otra es que trabajar así sea soportable.
Si para pasar de un cliente a otro hay que cerrar sesión y volver a entrar, usted va a hacer eso cinco, diez, quince veces al día. Y si además cada empresa tiene su usuario y su clave distintos, va a terminar con las claves apuntadas en un papel — que es exactamente lo que no debería pasar.
Lo que hay que pedir: un selector, arriba, que cambie de empresa sin volver a escribir nada. Que al cambiar traiga el NIT correcto, la resolución correcta y las sedes correctas de esa empresa.
En Contafir eso viene con el plan Empresarial. Con cualquier plan puede tener varias empresas; lo que trae el Empresarial es saltar entre ellas sin volver a entrar.
La tercera, y es de seguridad: ¿a cuáles puedo saltar?
Esta casi nadie la hace, y es la más importante de las tres.
Si un programa le deja saltar entre empresas, tiene que decirle a cuáles y por qué. Un selector que muestre todas las empresas del sistema, o que salte sin comprobar nada, es un agujero: significa que basta con entrar a una empresa para llegar a otra.
La regla correcta —y la que usamos— es esta: solo aparecen las empresas donde esa misma contraseña abrió al entrar.
Vale la pena entender por qué. Su usuario en la panadería y su usuario en la ferretería son dos usuarios distintos, cada uno con su propia contraseña. Saber una no demuestra saber la otra. Entonces, al entrar, el sistema prueba su contraseña contra todas sus empresas y se queda con las que abrieron. A esas puede saltar. A las demás, no: hay que entrar con la clave de esa.
Dicho corto: el plan compra la comodidad, nunca el permiso.
La cuarta: ¿cómo se cobra?
Aquí hay que mirar la letra menuda, porque los modelos varían mucho y el precio real puede ser el triple del anunciado.
Pregunte:
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Se paga por empresa o por usuario? | Con quince clientes, "por empresa" puede ser inviable |
| ¿Las empresas pequeñas pagan lo mismo? | Un cliente que factura diez veces al mes no debería costar igual |
| ¿Hay descuento por volumen? | Si lleva muchas, pregúntelo antes de firmar |
| ¿Qué pasa si un cliente se va? | Debería poder bajar esa empresa sin tocar las demás |
En Contafir cada empresa tiene su propio plan y su propio pago, porque cada una es un cliente distinto con necesidades distintas: la que factura electrónicamente y tiene tres sedes no cuesta lo mismo que la que solo lleva libros.
Lo que también debería mirar
Que la configuración sea por empresa, no del programa. Las tarifas de retención, la comisión que le cobra el datáfono, las cuentas de cada forma de pago: eso lo negocia cada empresa. Si está escrito dentro del programa, a todos sus clientes se les aplica lo mismo, y usted lo va a descubrir cuadrando un banco.
Que cada empresa tenga su resolución de la DIAN. Suena obvio y no lo es: hay programas donde la numeración es del sistema y no de la empresa.
Que se sepa quién hizo qué. Si tiene auxiliares entrando a varias empresas, necesita saber quién tocó qué y cuándo, empresa por empresa.
Que las cargas se puedan simular. Cuando entra un cliente nuevo hay que subir su catálogo y sus saldos. Poder ver qué pasaría antes de escribir nada, fila por fila, convierte una migración incómoda en un trámite.
En resumen: las cuatro preguntas
Cópielas y hágalas en la próxima demostración:
- **¿Cada empresa tiene su base de datos, o comparten tablas con una columna
que las separa?**
- ¿Puedo cambiar de empresa sin cerrar sesión?
- **¿Qué empresas me aparecen en ese selector, y qué me da derecho a
entrar?**
- ¿Cómo se cobra: por empresa, por usuario, o por documento?
Las cuatro se responden en cinco minutos. Y las cuatro, mal respondidas, se pagan durante años.
En Contafir cada empresa es un archivo de base de datos aparte, se salta entre las suyas con un selector —solo a aquellas donde su contraseña abrió— y cada una lleva su propio plan, su resolución de la DIAN y sus tarifas. Si lleva varias empresas y quiere verlo con las suyas, escríbanos.
Esto ya lo hace Contafir por usted
Factura ante la DIAN, causa la venta y deja el inventario al día sin que nadie vuelva a teclearlo. Pruébelo con sus propios datos.
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