Cómo pasar de Excel a un programa contable sin perder los saldos

Casi toda empresa pequeña en Colombia lleva su contabilidad en Excel más tiempo del que debería. No por descuido: porque Excel funciona, hasta que deja de funcionar.

El punto de quiebre suele ser uno de estos: llegó la facturación electrónica, apareció una segunda bodega, entró un socio que pide informes, o alguien pasó un fin de semana entero cuadrando un inventario.

Esta guía es sobre cómo hacer ese cambio sin que se le vuelva un problema más grande que el que tenía.

El error que hunde la mayoría de las migraciones

Se lo digo antes que nada, porque es el único verdaderamente caro:

Arrancar el programa nuevo sin haber cerrado el viejo.

Suena razonable: "empiezo a usar el programa, y mientras tanto sigo con el Excel por si acaso". Y durante unas semanas parece que va bien.

Lo que pasa en realidad es que la verdad queda en dos partes. Una venta se grabó en el programa pero no en el Excel. Un pago se anotó en el Excel pero no en el programa. Al mes, ninguno de los dos cuadra, nadie sabe cuál creer, y la decisión que se toma casi siempre es volver al Excel —porque el Excel es el que uno entiende.

La regla es una sola: hay una fecha de corte, y desde esa fecha manda el programa nuevo. Sin excepciones y sin "por si acaso".

Paso 1: escoja la fecha de corte

Lo ideal es el último día de un mes. Mejor todavía si es fin de trimestre o de año, porque coincide con cierres que de todas formas hay que hacer.

Lo que no debe hacer es escoger una fecha en mitad de mes. Va a tener que partir declaraciones y conciliaciones en dos, y no gana nada.

Paso 2: limpie antes de cargar

Este es el paso que todo el mundo quiere saltarse y el que más rinde.

Va a cargar tres cosas: cuentas, terceros (clientes y proveedores) y productos. Cárguelas limpias, porque un dato torcido cargado hoy va a salir en un informe a la DIAN mañana.

En los terceros, revise:

• Que el NIT no tenga puntos, guiones ni el dígito de verificación pegado.

El NIT 901.216.768-4 se guarda como 901216768, y el 4 va aparte.

• Que no haya el mismo cliente dos veces con NIT distinto.
• Que no haya dos NIT iguales con nombres distintos.
• Que tengan correo, si les va a mandar facturas electrónicas.

En los productos:

• Que cada uno tenga unidad de medida. Sin eso, la DIAN rechaza la

factura que lo lleve.

• Que el código no se repita.
• Que el IVA de cada uno sea el que de verdad le corresponde. Este es buen

momento para revisarlo, porque en Excel se copiaba de la fila de arriba.

En las cuentas:

Use el PUC. Si venía usando nombres propios ("Caja chica Juan"), es el momento de amarrarlos a un código real, porque los informes oficiales salen por código, no por nombre.

Un consejo: haga esta limpieza en el mismo Excel, que es donde usted se mueve rápido. No hay ninguna ventaja en limpiar dentro del programa nuevo.

Paso 3: el balance de apertura

Aquí es donde la contabilidad se pone seria, pero el concepto es sencillo.

Usted no va a cargar toda la historia de la empresa. Va a cargar con cuánto arranca cada cuenta el día del corte. Eso es el balance de apertura.

Lo que hay que tener a la mano, con fecha de corte:

1. Saldo de cada cuenta bancaria y de la caja.
2. Cartera: cuánto le debe cada cliente, cliente por cliente.
3. Cuentas por pagar: cuánto le debe a cada proveedor.
4. Inventario: cuántas unidades tiene de cada producto y a qué costo.
5. Impuestos por pagar.
6. Capital y utilidades acumuladas.

Y tiene que cuadrar. El total del debe igual al total del haber. Si no cuadra, no es que el programa esté malo: es que en el Excel había una diferencia que nadie había notado. Es incómodo, pero es mejor encontrarla hoy —cuando puede investigarla con calma— que cuando la esté buscando para una declaración.

Un sistema decente le deja simular esa carga: le muestra qué pasaría, fila por fila, sin escribir nada. Úselo. Cargue en simulacro las veces que necesite hasta que cuadre, y solo entonces cargue de verdad.

Paso 4: la primera semana

Las primeras dos semanas van a ser más lentas. Es normal y no significa que se equivocó.

Lo que ayuda:

• Una sola persona aprende primero y le enseña a las demás. No todos al

tiempo.

• Los primeros días, revise al final de la jornada que lo grabado sea lo

que pasó.

• No apague el Excel, pero tampoco lo siga alimentando. Guárdelo como

archivo histórico, de solo consulta.

Cuánto se demora

Con los datos ya limpios, cargar es cuestión de horas. Lo que toma tiempo es la limpieza del Paso 2, y depende de cómo esté el Excel.

Una referencia realista para una empresa pequeña con un catálogo de unos cientos de productos: una semana de preparación y un día de carga. Si alguien le promete que se hace en una tarde sin mirar los datos, esa persona va a cargar su desorden a un sistema nuevo.

En Contafir las tres cargas —cuentas, terceros y productos— se hacen desde un archivo que sale de Excel, y todas se pueden simular antes: le dice fila por fila qué está mal, sin escribir nada. El balance de apertura no se acepta si no cuadra, justamente para que la diferencia aparezca antes y no después.