Crear el inventario sin morir en el intento: referencias, buscador y fotos

Cuando alguien estrena un programa contable, la parte que más miedo da no es la contabilidad: es el inventario. Son cientos o miles de referencias, y la sensación es que hay que subirlas todas, bien, antes de poder vender.

No es así. El inventario no se monta perfecto, se monta usable, y después se va corrigiendo con el uso. Lo que sí conviene es saber cuáles son los cuatro campos que duelen si quedan mal, porque esos sí cuesta arreglarlos después.

Los cuatro campos que importan

Una referencia tiene muchos datos posibles. En la práctica, el negocio se sostiene sobre cuatro:

El código. Es el nombre propio de la referencia y no se repite: el programa no deja crear dos productos con el mismo código. Sirve para buscar, para facturar rápido y para cruzar con el proveedor. Si su proveedor ya le da un número de parte, úselo tal cual: el día que reciba una factura electrónica suya, las líneas van a coincidir solas.

La descripción. Es lo que ve el cliente en la factura y es, sobre todo, lo que usted va a escribir en el buscador dentro de seis meses. Volvemos a esto en un momento porque es donde más se pierde tiempo.

El costo y el precio de venta. El costo es lo que a usted le vale, el precio es lo que cobra. El programa calcula el margen con esos dos, así que un costo en cero no es un dato faltante: es un margen mentiroso en todos los informes.

La tarifa de IVA. Cada referencia guarda la suya —0 %, 5 %, 19 %—. Se configura una vez y después se aplica sola en cada venta, en cada compra y en cada declaración. Es el campo que más silenciosamente daña un informe: nadie se da cuenta de que está mal hasta que cuadra impuestos.

El resto —marca, compatibilidad, stock mínimo— es comodidad. Se puede llenar después, referencia por referencia, el día que la necesite.

Escriba las descripciones para el buscador, no para el catálogo

Este es el consejo que más tiempo ahorra y el que casi nadie recibe a tiempo.

El buscador de Contafir no busca frases: parte lo que usted escribe en palabras sueltas y busca las que sea, en cualquier orden. Si teclea filtro aceite toyota, encuentra la referencia que diga "Filtro de aceite para Toyota Hilux" y también la que diga "Toyota — aceite, filtro original". El orden no importa y las palabras de en medio tampoco.

Eso cambia cómo conviene escribir. No hace falta un formato rígido ni un orden sagrado de las palabras. Lo que hace falta es que cada palabra por la que usted vaya a buscar esté escrita en alguna parte: la marca, el tipo de producto, la referencia del fabricante, el modelo al que le sirve.

Una descripción como Filtro es corta y limpia y es casi inservible: va a devolver doscientos resultados. Una como Filtro de aceite Toyota Hilux 2.4 - ref 90915-YZZD4 es larga, fea en el papel y se encuentra siempre.

En negocios de repuestos hay además un campo aparte de compatibilidad, para listar todos los modelos a los que le sirve la pieza. Ese campo existe exactamente por esto: es el lugar donde se meten las diez palabras que su vendedor va a teclear, sin ensuciar la descripción de la factura.

Las fotos: buscarlas, no tomarlas

Fotografiar mil referencias es un proyecto de meses que nunca se termina. Por eso la ficha del producto trae un buscador de imágenes en internet: usted escribe qué es, el programa le muestra fotos candidatas, usted elige una y queda guardada en la ficha. Sin cámara, sin fondo blanco, sin editar nada.

Sirve muy bien para productos de marca, referenciados, que ya están fotografiados mil veces en la web: repuestos, herramientas, licores, artículos de aseo, tecnología. Sirve mal para lo que usted fabrica o arma, que no está en ninguna parte de internet; eso sí toca fotografiarlo, y para eso está la carga manual de archivo desde el computador o el celular.

Dos advertencias honestas. La primera: verifique que la foto sea del producto correcto, sobre todo entre referencias parecidas de la misma marca; una foto equivocada en la tienda web es un reclamo del cliente. La segunda: las imágenes de internet tienen dueño. Para uso interno —identificar la referencia en la pantalla del vendedor— no hay discusión; si la va a publicar en su tienda o en Mercado Libre, prefiera la foto oficial del fabricante o la suya propia.

Por dónde empezar de verdad

No suba las mil referencias. Suba, en este orden:

1. Lo que más rota. Las cincuenta o cien referencias que mueven la mayor

parte de sus ventas. Con eso ya puede facturar el primer día.

1. Lo demás, cuando aparezca. Cada vez que llegue una factura de compra o un

cliente pida algo que no está, se crea la referencia en ese momento. Toma veinte segundos y llega con el costo real de esa compra.

1. Las fotos y los datos finos, al final. Cuando el catálogo ya viva.

El inventario montado así queda listo en días, no en meses, y —lo importante— queda montado con los datos que el negocio realmente usa, no con los que alguien supuso en una hoja de cálculo.

Un cierre técnico que vale la pena saber: una vez creada la referencia, el stock deja de escribirse a mano. Cada compra suma, cada venta resta, cada traslado entre sedes mueve, y todo queda en el kardex del producto con fecha, documento y usuario. El único momento en que usted teclea una cantidad es en el inventario inicial y en los ajustes por conteo físico. Ese es exactamente el punto de tener el catálogo bien montado desde el principio.