Una sola ficha por tercero: clientes, proveedores y empleados sin duplicados

En casi toda contabilidad hecha en hojas de cálculo hay una lista de clientes, otra de proveedores y otra de empleados. Y en casi todas, la misma persona aparece en dos —a veces en las tres— con el nombre escrito distinto.

Eso no es desorden estético. Es la causa directa de tres problemas concretos: el saldo de un tercero nunca cuadra porque está partido en dos, el certificado de retención sale incompleto, y en la exógena el mismo NIT se reporta dos veces con cifras diferentes.

Una ficha, tres casillas

En un programa contable bien montado no hay tres listas. Hay una sola lista de terceros, y cada ficha tiene tres casillas que se pueden marcar a la vez:

• es cliente
• es proveedor
• es empleado

Su contador, que le factura honorarios y al que usted además le compró un computador, es una ficha con dos casillas marcadas. Su empleado, que también le compra mercancía con descuento, es una ficha. El resultado es que, en cualquier momento, usted puede abrir esa ficha y ver la historia completa: lo que le vendió, lo que le compró, lo que le debe y lo que le deben.

La identificación es la llave. El programa no deja crear dos terceros con el mismo número, precisamente para que esto no vuelva a pasar. Por eso los datos que hay que teclear bien son pocos y son siempre los mismos: tipo de documento (NIT, cédula, cédula de extranjería), el número, el dígito de verificación si es NIT, y el nombre. Dirección, ciudad, teléfono y correo se agregan cuando se necesiten —el correo, eso sí, el día que quiera enviarle la factura electrónica.

Las retenciones se configuran una vez, no se deciden cada vez

Aquí está el verdadero ahorro de tiempo, y es lo que más se subestima.

En la ficha del tercero se guarda cómo se le retiene a esa persona:

• si se le practica retención en la fuente,
• si se le practica ReteICA y con qué tarifa (que cambia según el municipio y

la actividad),

• y si el tercero es autorretenedor.

Configurado eso una vez, cada compra que usted registre a ese proveedor ya sabe qué retenciones lleva. Nadie tiene que acordarse. Y el certificado de retención de fin de año no hay que armarlo: sale de los documentos que ya se registraron.

La diferencia práctica es grande. Decidir la retención documento por documento significa que la decisión depende de quién esté digitando ese día y de si se acuerda. Decidirla en la ficha significa que se decide una vez, con el contador al lado, y después se aplica sola quinientas veces.

El caso del autorretenedor (el que más errores causa)

Vale la pena detenerse en este porque es el que más se equivoca.

Un proveedor autorretenedor es el que se retiene a sí mismo. Usted no le practica retención: si se la practica, le está descontando una plata que no le corresponde descontar, y el proveedor se lo va a reclamar.

Por eso, cuando la ficha del proveedor dice "es autorretenedor", el programa no permite practicarle retención en la compra, decida lo que decida quien está digitando. No es una sugerencia ni una advertencia que se pueda ignorar: está bloqueado.

Y el caso contrario también está cubierto. En una compra a crédito a un proveedor que no es autorretenedor, la retención es obligatoria, y el programa no deja pasar el documento sin ella. Son dos reglas simples que, aplicadas por el programa en vez de por la memoria de una persona, eliminan una categoría entera de correcciones al cierre.

Cómo montar la lista sin dedicarle una semana

El mismo consejo que con el inventario: no la monte completa antes de empezar.

1. Empiece por los recurrentes. Los diez o veinte proveedores a los que les

compra todos los meses y los clientes a crédito. Esos son los que necesitan las retenciones bien puestas desde el primer día.

1. Los demás nacen solos. Cada factura de compra que llega por XML de la DIAN

trae el NIT y el nombre del proveedor; cada venta a un cliente nuevo crea su ficha en el momento. La lista se construye trabajando.

1. Los empleados, con su ficha marcada. Marcar la casilla de empleado es lo

que después permite que la nómina y los préstamos o anticipos queden a nombre de la persona correcta, y no en una cuenta genérica que nadie puede desglosar.

Lo que gana al final del año

Cuando llega el cierre, una lista de terceros bien montada le entrega, sin trabajo adicional:

• el saldo real de cada cliente y cada proveedor, completo, no partido en

dos fichas;

• los certificados de retención de cada tercero, armados con los documentos

del año;

• y la información exógena con un NIT por tercero, que es exactamente como la

DIAN la espera.

Nada de eso es un informe que alguien tenga que construir. Es la consecuencia de haber tecleado el NIT una sola vez, bien, al principio.

Si va a migrar desde hojas de cálculo, este es el mejor momento para limpiar: junte las tres listas en una, quite los duplicados y decida las retenciones antes de cargar. Media jornada allí ahorra el desorden de todo un año.