Vender en Mercado Libre y en su tienda web sin volver a digitar

Vender en línea empieza siendo emocionante y termina siendo un problema de cuadre.

Al principio son tres pedidos al día y se pasan a mano. A los seis meses son treinta, y hay una persona dedicada a copiar pedidos de una pantalla a otra, un inventario que dice una cosa en el almacén y otra en Mercado Libre, y un banco que nunca cuadra con las ventas.

Nada de eso es culpa de vender en línea. Es de vender en línea con los sistemas desconectados.

Los tres problemas, en orden de gravedad

1. La sobreventa

Es el más caro, y no por la plata: por la reputación.

Si el inventario del almacén y el de Mercado Libre son dos números distintos, tarde o temprano vende algo que ya no tiene. En Mercado Libre eso se paga con una cancelación que le baja la reputación, y la reputación es lo que decide si sale de primero en las búsquedas.

La solución no es "estar pendiente". Es que haya un solo inventario y que la publicación lo mire a él.

2. La digitación

Cada pedido tiene comprador, dirección, productos, cantidades. Todo eso ya existe escrito. Volver a teclearlo es transcribir, y transcribir treinta veces al día garantiza errores.

3. Lo que de verdad le depositan

Este es el que casi nadie hace bien, y merece su propio aparte.

El número que nadie contabiliza bien

Usted vende algo en $200.000 en Mercado Libre. A su cuenta no llegan $200.000.

Llegan $200.000 menos:

• la comisión de la plataforma,
• el costo del envío, si lo asume usted,
• las retenciones e impuestos que la plataforma practica.

Y aquí es donde se rompe la contabilidad de la mayoría: se registra la venta por $200.000 contra el banco, y al banco entraron, digamos, $161.000. Esa diferencia se repite en cada venta, todos los días, y a fin de mes hay un hueco que nadie sabe explicar.

Lo correcto es registrar la venta completa —porque esa es su venta, y es la que va a la DIAN— y cada descuento en su propia cuenta: la comisión como gasto, el envío como gasto, las retenciones como retenciones a favor.

Cuando esto se hace bien pasa algo que a muchos les sorprende: se ve cuánto cuesta de verdad vender en la plataforma. Y con ese número en la mano se puede decidir qué productos vale la pena publicar y cuáles no. Sin él, uno cree que gana más de lo que gana.

Qué debe viajar, y en qué dirección

Es un ida y vuelta, y conviene tenerlo claro:

De la plataforma hacia usted:

• Los pedidos, con su comprador y sus productos.
• Las preguntas de los compradores, para responder sin cambiar de pantalla.

De usted hacia la plataforma:

• El stock. Este es el que evita la sobreventa.
• Los precios, para no tener que actualizarlos en dos sitios.

Lo que hay que preparar antes de conectar

Aquí está la parte incómoda y honesta: conectar los canales sobre un catálogo desordenado multiplica el desorden.

Un producto, un código. Si el mismo artículo está publicado dos veces en Mercado Libre y una vez en la tienda, y en su catálogo es una sola ficha, el stock no va a cuadrar nunca. Antes de conectar hay que emparejar publicación por publicación.

Decida qué stock publica. Si tiene 10 unidades, publicar las 10 en cada canal es sobreventa asegurada. Muchos publican menos de lo que tienen a propósito, como colchón. Es una decisión suya, pero hay que tomarla.

Sepa qué hace con el envío. Si el envío lo asume usted, es un gasto suyo y tiene que quedar registrado. Si lo paga el comprador, no es ingreso suyo.

Revise el IVA de cada publicación. Lo que se publica con un IVA y se factura con otro es una corrección segura.

Con qué frecuencia mirarlo

Aunque entre solo, hay dos revisiones que valen la pena:

Diaria, de dos minutos: que los pedidos del día hayan entrado. Una conexión puede caerse —la plataforma cambia algo, se vence un permiso— y es mejor enterarse hoy que el viernes.

Mensual: cruzar lo que la plataforma dice que le depositó contra lo que entró al banco. Ahí es donde aparecen las comisiones que subieron sin aviso.

En Contafir, Mercado Libre entra por API y la tienda web avisa cuando hay un pedido: los dos descuentan del mismo inventario, y el stock y los precios viajan de vuelta. Los pagos de Mercado Pago se concilian calculando el neto real que le depositan —comisión, envío e impuestos aparte, cada uno en su cuenta—. Viene con el plan Pro.