Antes de contratar un software contable: las cinco preguntas que hay que hacer

Cuando alguien está evaluando un programa contable, las preguntas de la demostración son casi siempre las bonitas: qué informes trae, si se ve bien en el celular, de qué color es.

Las que de verdad deciden son otras cinco, y son las que nos hacen a nosotros todo el tiempo. Las respondemos aquí de frente — y le sirven igual para preguntárselas a cualquier proveedor que esté mirando.

1. ¿Cómo se paga?

Hay dos preguntas distintas metidas en esta, y las dos importan.

Cómo le paga usted al programa

En Contafir se paga mes a mes o por año, desde la misma pantalla del programa, con tarjeta a través de la pasarela de pagos. También se puede por transferencia: nos escribe y le pasamos los datos.

Pagando por año se ahorra dos meses. El precio anual son diez mensualidades, no doce. Los precios están en la página de precios.

Pregúntele a cualquier proveedor si el precio anual tiene descuento y qué pasa si quiere cambiarse de plan a mitad de camino. Un plan que solo se puede subir, o que amarra por doce meses sin salida, es una bandera roja.

Si el programa maneja formas de pago

Sí, y es más importante de lo que parece. Cada forma de pago —efectivo, cada banco, Nequi, datáfono, Addi— tiene su propia cuenta contable, y por sede.

Eso suena a detalle y no lo es: es lo que hace que el efectivo de una sede no termine cayendo en la caja de la otra. Un programa que trata todas las formas de pago como "una entrada de dinero" le deja el trabajo de repartirlas a usted, a fin de mes y de memoria.

2. ¿Cuántas empresas puedo manejar?

Las que quiera, pero cada una es su propia cuenta.

En Contafir cada empresa tiene su base de datos aparte. No es una carpeta dentro de otra: son libros separados de verdad, con su propio NIT, su propia resolución de la DIAN, sus propios usuarios y su propia suscripción.

Se puede entrar a varias con el mismo correo — cada una con su entrada.

Y esa separación es a propósito. Es lo que garantiza que un dato de una empresa no pueda aparecer en el informe de otra, ni por error ni por un descuido de programación. Si usted lleva la contabilidad de terceros, esa frontera no es una comodidad: es su responsabilidad profesional.

La pregunta para el proveedor: "¿los datos de mis dos empresas están en la misma tabla, separados por una columna?" Si la respuesta es sí, un error de una sola consulta le mezcla las dos.

3. ¿Las sucursales comparten contabilidad?

Sí, y así tiene que ser. Pero vale la pena entender exactamente qué significa, porque aquí se confunde mucha gente.

Una empresa con tres sedes es una sola empresa ante la DIAN: un NIT, una declaración, un balance. No son tres contabilidades — sería incorrecto que lo fueran.

Lo que pasa en Contafir es esto: cada documento queda marcado con la sede en que ocurrió. Cada factura, cada gasto, cada movimiento de caja. Con eso se puede ver:

• Todo junto, que es lo que va a la DIAN y al balance.
• Sede por sede, que es lo que usted necesita para saber cuál está dejando

plata y cuál no.

Y cada sede tiene sus propias cuentas de caja y de banco. La caja de una sede es una cuenta distinta de la caja de la otra, aunque las dos se llamen "caja". Sin eso, ninguna de las dos cuadra nunca.

Un detalle que importa a largo plazo: el código interno de una sede no se cambia nunca. Se le puede cambiar el nombre —de "Sede Norte" a "Sede Chapinero"— y toda su historia sigue colgando del mismo sitio. Si ese código se pudiera cambiar, la sede vieja se quedaría con años de documentos colgando de algo que ya no existe, y eso no se arregla después.

4. ¿Qué pasa si dejo de pagar la mensualidad?

Esta es la incómoda, y es la que más honestidad merece — porque es donde algunos proveedores se ponen creativos.

En Contafir pasa esto, en este orden:

Y lo más importante, dicho sin ambigüedad:

Su información es suya. No se borra por dejar de pagar, y la puede pedir cuando quiera — incluso si decide cancelar y no volver.

Vale la pena decir por qué esto se subraya tanto. Su contabilidad no es un archivo de conveniencia: la ley le exige conservarla, y la DIAN se la puede pedir años después. Un proveedor que le retiene los datos, o que se los borra a los treinta días de no pagar, no le está quitando un servicio: lo está poniendo a usted en riesgo.

Las tres preguntas para cualquier proveedor, y pídalas por escrito: ¿cuántos días de gracia hay? ¿Qué pasa con mis datos si me suspenden? ¿Cómo me los llevo si me quiero ir? La tercera es la que más se esquiva.

5. ¿Cómo es el soporte?

Por WhatsApp y por correo, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., y los sábados de 8:00 a.m. a 1:00 p.m.

• WhatsApp: 317 510 9899
• Correo: soporte@contafir.com

Pero más allá del horario, hay algo que conviene entender de cómo trabajamos, porque es distinto a lo habitual:

Contafir no es una demostración. Es el sistema con el que operamos nuestras propias empresas. Cuando algo no funciona, no nos enteramos por un ticket: nos enteramos porque nos pasa a nosotros el mismo día.

Eso cambia dos cosas. La primera es la velocidad. La segunda es cuáles problemas se arreglan: los que estorban de verdad en un mostrador un sábado por la mañana, no los que se ven mal en una diapositiva.

La pregunta para el proveedor: "¿ustedes usan este programa para su propia contabilidad?" La respuesta le dice más que cualquier folleto.

Y una sexta, que casi nadie hace

"¿Puedo probarlo con mis datos reales antes de decidir?"

Una demostración con datos de mentiras no le dice nada. Sus productos, sus clientes y su desorden real son los que revelan si un programa le sirve.

En Contafir la prueba es de 15 días —30 en el plan más grande— con carga de su catálogo y sus saldos incluida. Si al final no le convence, no pasa nada.

Si tiene una pregunta que no está aquí, escríbanos por WhatsApp. Las que se repiten terminan en esta página.