Exógena y cierre de impuestos: cómo llegar a la fecha sin trasnochar

Todos los años pasa lo mismo. Llega la fecha de los medios magnéticos, alguien saca el reporte, y aparecen cosas como estas:

• Terceros sin NIT, o con el NIT mal escrito.
• El mismo proveedor grabado tres veces con nombres distintos.
• Movimientos sin tercero, cuando el formato lo exige.
• Cifras que no coinciden con la declaración de renta.

Y entonces empieza una semana de arreglar a las carreras un año entero de datos.

El problema no es el informe. El informe es solo una consulta. El problema es que la información del año está sucia, y en abril ya no hay tiempo de limpiarla bien.

Qué es la exógena, en una frase

Es la DIAN pidiéndole que le cuente con quién hizo negocios y por cuánto.

A quién le compró, a quién le vendió, a quién le pagó, cuánto le retuvo, quiénes son sus socios, qué tiene en el banco. Cada cosa en su propio formato numerado.

Y la DIAN cruza eso con lo que reportaron los demás. Si su proveedor reportó que le vendió $80 millones y usted reportó que le compró $60, esa diferencia aparece — y le van a preguntar.

Por eso los formatos exigen el NIT y no el nombre: el cruce lo hace un computador. Un tercero sin NIT no se puede cruzar, y por eso el archivo se rechaza.

Los cuatro problemas que aparecen siempre

1. Terceros sucios

Es el número uno, de lejos.

NIT con puntos y guiones, dígito de verificación pegado o inventado, el mismo proveedor tres veces, personas naturales grabadas con el nombre al revés.

La solución no es de abril: es de todo el año. Un sistema que no deja grabar un tercero con el NIT mal —porque calcula el dígito de verificación y comprueba que cuadre— le evita el 80% del trabajo de la exógena sin que usted se entere.

2. Movimientos sin tercero

Un gasto contabilizado contra "gastos varios" sin decir a quién se le pagó. En el momento no molesta a nadie; en la exógena no se puede reportar.

Las cuentas que van al reporte deberían exigir tercero al grabar. Es incómodo el primer día y es lo que salva el año.

3. Lo que no cuadra con la renta

Los valores de la exógena tienen que ser coherentes con lo declarado. Si no lo son, la diferencia salta.

4. Documentos que cambian después

Alguien modifica una factura de marzo en noviembre. La exógena que ya se preparó deja de ser cierta, y nadie se entera.

Para eso existe el bloqueo: un período revisado se cierra con clave y no se toca más. Si hay que corregir algo, se hace con un documento nuevo que deja rastro — no reescribiendo el pasado.

Cómo llegar a la fecha sin trasnochar

Durante el año:

• Que no se pueda grabar un tercero con el NIT torcido.
• Que las cuentas que van al reporte exijan tercero.
• Cerrar cada mes con clave una vez revisado.

Un trimestre antes de la fecha:

• Sacar el reporte en borrador, aunque falten meses. No para presentarlo:

para ver qué está sucio mientras todavía hay tiempo.

• Revisar la lista de terceros repetidos.

Antes de presentar:

• Validar con la herramienta oficial de la DIAN. Que salga del programa no

garantiza que pase el validador.

• Cruzar los totales contra la declaración de renta.
• Guardar una copia de lo presentado, con su acuse.

Lo que conviene saber, y no le puedo decir yo

Cuáles formatos le aplican a usted y desde qué monto cambia según la resolución que la DIAN publica para cada año, y según el tamaño y la actividad de su empresa. No todo el mundo reporta todo.

[REVISAR: poner aquí la resolución vigente del año y los topes que aplican]

Eso lo define su contador con la norma del año en la mano. Lo que sí es constante —y es de lo que trata esta guía— es que el trabajo de la exógena se hace durante el año, no en la semana de la fecha.

En Contafir, la información exógena sale en los formatos oficiales lista para validar; el dígito de verificación del NIT se calcula y no deja grabar uno torcido; las cuentas que lo necesitan exigen tercero; y un documento revisado se cierra con clave, quedando escrito quién tocó qué. Todo eso viene desde el plan Básico.