Facturación electrónica ante la DIAN: cómo empezar, paso a paso

La facturación electrónica asusta más de lo que cuesta. La razón es que casi todo lo que se lee está escrito en el idioma de la DIAN, y quien tiene que hacerlo es alguien que necesita seguir vendiendo mañana.

Esto es lo mismo, contado como se le contaría a un colega.

Lo primero: no es un programa, es un permiso

El error más común es creer que facturar electrónicamente se resuelve comprando un software. No. Un programa es la última pieza.

Lo que hay de verdad es un permiso: la DIAN tiene que autorizarlo a usted —a su NIT— para emitir un rango de números de factura, y tiene que reconocer el sistema con el que los va a emitir. Sin eso, el mejor programa del mundo genera archivos que la DIAN rechaza.

Por eso el orden importa tanto.

Paso 1: el RUT tiene que decirlo

Su RUT tiene que tener la responsabilidad de facturar electrónicamente. Si no la tiene, todo lo demás falla después, cuando ya perdió tiempo.

Entre al portal de la DIAN, mire su RUT y busque la casilla de responsabilidades. Si no aparece, hay que actualizarlo — es un trámite en línea y no cuesta.

Revíselo primero, aunque crea que lo tiene. Es dos minutos, y es la causa número uno de que un proceso completo se caiga al final.

Paso 2: la resolución de numeración

Esto es lo que mucha gente confunde. La DIAN le autoriza:

• un prefijo (por ejemplo FE, FV, SETP)
• un rango de números (del 1 al 5.000, digamos)
• una vigencia (la resolución vence)

Y esos tres datos van dentro de cada factura. No son un adorno administrativo: si usted emite la factura número 5.001 y su resolución llegaba hasta 5.000, la DIAN la rechaza. Si la resolución venció ayer, la rechaza.

Las dos trampas de este paso:

1. La resolución de pruebas no es la de producción. Para habilitarse le

dan un rango de pruebas. Ese no sirve para vender. Cuando termine la habilitación tiene que solicitar la de producción y cambiarla en el sistema.

1. Se acaba sin avisar. Un rango de 5.000 facturas parece infinito hasta

que se factura 40 veces al día. Un sistema serio le avisa cuando va quedando poco; si el suyo no lo hace, póngase una alarma usted.

Paso 3: cómo va a emitir

Aquí hay dos caminos, y conviene entender la diferencia porque cuesta plata distinta.

Para la mayoría de empresas pequeñas y medianas, el proveedor tecnológico es la respuesta obvia: la habilitación técnica propia es un proyecto, no un trámite.

Lo importante es que esa decisión no debería cambiarle el programa con el que trabaja todos los días. Su sistema contable debería poder emitir por cualquiera de los dos caminos, y usted decidir cuál según le convenga.

Paso 4: la habilitación

Es el examen. Usted —o su proveedor— envía un juego de documentos de prueba y la DIAN los revisa uno por uno. Cuando pasan todos, lo habilita.

Lo que suele fallar aquí no es lo complicado, es lo básico:

• El dígito de verificación del NIT mal calculado.
• Los totales que no suman: la DIAN vuelve a sumar cada renglón y compara.
• Fechas fuera del plazo permitido.
• Campos obligatorios vacíos que en papel nadie llenaba.

Ninguno de esos es un problema técnico. Son datos torcidos que llevaban años en la base de datos sin que nadie los mirara, porque en papel nadie los revisaba.

Y después: lo que nadie le cuenta

Cuando ya está habilitado empieza lo que de verdad se vuelve rutina:

La factura no queda emitida cuando usted la imprime. Queda emitida cuando la DIAN la valida. Entre una cosa y otra hay unos segundos —a veces minutos, y si el servicio de la DIAN está caído, horas—. Su sistema tiene que manejar eso sin perder la venta: se registra localmente, se envía, y si la DIAN no responde, se reintenta. Un sistema que le bloquea la caja porque la DIAN no contesta es un sistema que no se probó en la vida real.

Las notas crédito son electrónicas también. Anular una factura no es borrarla: es emitir un documento electrónico que la anula, con su propia numeración y su propia validación.

Hay que guardarlo todo. El XML validado y el CUFE de cada factura son la prueba. [REVISAR: confirmar y poner aquí el plazo de conservación vigente]

Lo que nos preguntan siempre

¿Puedo seguir facturando en papel mientras me habilito? Mientras no esté obligado, sí. Pero el plazo depende de su grupo y actividad. [REVISAR: poner el estado actual de la obligatoriedad para el sector del lector]

¿Y si vendo poquito? La obligación no depende del monto, sino de su condición ante la DIAN. Muchos que creen estar exentos no lo están.

¿Necesito internet permanente? Para emitir, sí. Por eso vale la pena que el sistema registre la venta aunque la transmisión falle, y la mande cuando vuelva la señal.

En Contafir esto ya viene resuelto: la resolución, el rango y la vigencia se configuran una vez, el sistema avisa cuando el rango se va acabando, y la factura sale a la DIAN sola al momento de la venta. Si no hay señal, la venta queda registrada y se transmite después.