Nómina y planilla PILA: el asiento más largo del mes, hecho solo

Pregúntele a cualquier contador cuál es el asiento que más se equivoca en el mes y le va a decir el mismo: la nómina.

Y no porque sea difícil de entender. Es porque son muchos renglones pequeños, cada uno con su base y su tarifa, y basta que uno esté mal para que el asiento no cuadre — o peor, para que cuadre pero esté mal repartido.

Lo que de verdad lleva una nómina

Vale la pena verlo entero, porque explica por qué toma tanto tiempo a mano.

Lo que se le paga al empleado:

• Salario del período.
• Auxilio de transporte, si le corresponde.
• Horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivos.
• Comisiones o bonificaciones.

Lo que se le descuenta:

• Su parte de salud y de pensión.
• Fondo de solidaridad, si el salario lo obliga.
• Retención en la fuente, si aplica.
• Préstamos, embargos, libranzas.

Lo que paga la empresa aparte, y no sale del bolsillo del empleado:

• Su parte de salud y pensión.
• Riesgos laborales, que depende de la clase de riesgo del cargo.
• Parafiscales: caja de compensación, y según el caso SENA e ICBF.

Lo que la empresa provisiona aunque no lo pague ese mes:

• Cesantías y sus intereses.
• Prima de servicios.
• Vacaciones.

Ese último bloque es el que más se olvida, y es el que más duele. Las prestaciones se causan mes a mes aunque se paguen en junio o en diciembre. Una empresa que no las provisiona cree que gana más de lo que gana, y en diciembre se lleva un susto que no era necesario.

Por qué la PILA se equivoca tanto

La planilla —el pago de la seguridad social— tiene tres trampas que a mano se caen solas:

1. La base no siempre es el salario. Hay pagos que no son salariales y no entran a la base; hay topes máximos y mínimos. Calcular sobre el total pagado es el error más común.

2. Cada empleado puede tener condiciones distintas. Clase de riesgo según el cargo, si es de salario integral, si está en licencia o incapacidad. Un porcentaje aplicado parejo a todos es un porcentaje mal aplicado a varios.

3. Y hay que contabilizarla renglón por renglón. No basta con registrar "pago de seguridad social $X". Cada concepto va a su propia cuenta, y la parte del empleado no es un gasto de la empresa — es una plata que se le descontó y que la empresa solo traslada.

Ese último punto es el que más se hace mal: meter toda la planilla como gasto infla los gastos del mes y deja las cuentas por pagar de nómina descuadradas.

Qué se automatiza

Lo que Contafir hace es lo mecánico, que es casi todo:

La liquidación por empleado. Con sus devengados, sus deducciones y su comprobante. El programa lleva las tarifas vigentes, así que no hay que recordarlas ni actualizarlas a mano cada año.

La contabilización. El asiento sale armado: cada concepto en su cuenta, la parte del empleado como descuento y no como gasto, y las provisiones causadas en el mes que corresponde.

La planilla, renglón por renglón. El pago de seguridad social causado con sus tarifas, no como un solo bulto.

Lo que hay que revisar igual

Automático no exime de mirar. Cuatro cosas, y son rápidas:

Las novedades del mes. Ingresos, retiros, incapacidades, licencias, vacaciones. Esto no lo puede saber el programa: alguien tiene que registrarlo. Es la fuente número uno de errores en una nómina automática.

La clase de riesgo de los cargos nuevos. Un empleado de bodega y uno de oficina no cotizan lo mismo a riesgos laborales.

Si la empresa está exonerada de algunos aportes. Depende de la naturaleza de la empresa y del salario del empleado, y eso cambia lo que se paga. [REVISAR: confirmar las condiciones de exoneración vigentes]

Que el total pagado sea el total del asiento. Es la comprobación de treinta segundos que atrapa casi cualquier error.

En Contafir, "Nómina integrada" y "Planilla PILA contabilizada" vienen con el plan Pro: la liquidación por empleado con su comprobante, y el pago de seguridad social causado renglón por renglón con sus tarifas. Y como todo lo demás, el asiento se puede mirar antes de guardarlo.