La contabilidad que se hace sola es la que nadie tiene que digitar dos veces
El arriendo del mes entrante ya se sabe hoy. La factura del proveedor ya llegó firmada por la DIAN. Los movimientos del banco ya están en el extracto. Nada de eso hay que teclearlo: hay que contabilizarlo, y eso lo puede hacer el programa.
De qué estamos hablando
«Automatizar la contabilidad» no es que adivine. Es que no le pregunte dos veces.
Buena parte del mes de un contador se va en volver a escribir información que ya existe en algún sitio: en el contrato de arriendo, en el XML que el proveedor mandó por la DIAN, en el extracto que el banco ya emitió.
Ahí no hay criterio profesional que aportar. Es transcripción. Y la transcripción es donde entran los errores de dedo que después nadie encuentra.
Cómo se hace en casi todas partes
El arriendo se teclea cada mes, con el mismo valor y la misma cuenta, durante años. La factura del proveedor se digita renglón por renglón mirando el PDF. El extracto se cruza con el dedo en la pantalla.
Nada de eso está mal hecho. Simplemente no hacía falta hacerlo.
Cómo funciona en Contafir
El gasto que se repite se deja escrito una vez y se causa solo en su fecha. La compra entra del XML oficial. El extracto se sube y se cruza contra lo registrado.
Lo que queda en sus manos es lo que sí es criterio: qué hacer con lo que no cuadró.
Lo que se contabiliza sin que nadie lo escriba
Cuatro tareas del mes, y en qué plan viene cada una
Gastos programados
Desde el plan Básico
Arriendo, cuota del crédito, internet, celular, vigilancia, honorarios fijos, seguros. Se deja escrito cuánto, a quién, con qué cuenta y cada cuánto, y se causa solo en su fecha con su comprobante.
No es un recordatorio que le avisa para que usted lo haga. El asiento queda armado. Qué conviene programar y qué no.
Compras por XML de la DIAN
Desde el plan Básico
Su proveedor ya le manda la factura electrónica firmada. Contafir lee ese XML, identifica al proveedor y propone los productos. Usted revisa y contabiliza.
Del archivo oficial, no del PDF ni del papel: los valores son los que la DIAN ya tiene. Cómo entra una compra sin digitarla.
Extracto bancario digitalizado
Desde el plan Pro
Se sube el extracto en PDF o incluso como foto y el sistema lee los movimientos y los cruza contra lo que ya está registrado. Lo que queda es la lista corta: lo que no emparejó.
Que acepte una foto no es un capricho — muchos bancos todavía lo entregan impreso. Qué diferencias son normales.
Notas y egresos con sus retenciones
Desde el plan Básico
La nota de contabilidad y el comprobante de egreso llevan las retenciones calculadas en el propio documento: ReteFuente, ReteIVA y ReteICA por municipio.
Y las cuentas por cobrar y por pagar se alimentan solas de esos documentos. Sin llevar la cartera aparte en una hoja de cálculo.
Y debajo de todo, el asiento
Esto no son cuatro funciones sueltas pegadas encima de un programa de facturar. Todo documento contabilizado sale con su asiento armado —la venta, la compra, el egreso, la nómina, el cierre de caja— y de ahí salen solos los libros oficiales, los estados financieros, la liquidación de impuestos y la exógena.
Es la diferencia entre un programa que le ayuda a llevar la contabilidad y uno donde la contabilidad es el resultado de haber trabajado.
Para que nadie se lleve una sorpresa
Lo que el programa no hace, dicho aquí arriba
Un vendedor le diría que todo se hace solo. Preferimos que sepa dónde está el límite antes de pagar, y no después.
No decide lo que no cuadró
Emparejar un pago de $3.450.000 del día 14 contra un egreso de $3.450.000 del día 14: eso lo hace el programa. Decidir qué es esa consignación que nadie identifica es criterio, y es suyo.
No se inventa lo que no pudo leer
Si el extracto viene escaneado torcido o en un formato que no entiende, lo dice y no concilia. Un banco que «cuadra» con movimientos que el programa se supuso es peor que un banco sin conciliar.
No programa lo que cambia
El recibo de energía o el del agua no se programan: cambian todos los meses. Programar un valor que varía es contabilizar un número que no es. Se programa lo que se repite igual.
Y el extracto bancario viene desde el plan Pro
Los gastos programados, las compras por XML, las notas con sus retenciones y la cartera vienen desde el plan Básico. El extracto bancario digitalizado viene desde el Pro.
Lo decimos aquí y no en la letra menuda, porque enterarse después es la peor forma de enterarse. En los 15 días de prueba no hay ningún tope: la demostración es el programa entero, para que pruebe justamente lo que separa un plan del otro.
Lo que se nota
No es que ahorre tiempo. Es que el cierre deja de ser una búsqueda.
Los gastos dejan de olvidarse
Un gasto que no se causó no aparece en la utilidad del mes, y usted cree que ganó más de lo que ganó. Eso es peor que perder tiempo: es decidir con un número inflado.
El banco se concilia semanal
Con un extracto que se lee solo, una semana toma minutos. Y una diferencia de hace tres días alguien todavía la recuerda; una de hace tres meses es arqueología.
El error de dedo desaparece
Un valor que sale del XML oficial no tiene dígitos transpuestos. La mayoría de las diferencias que aparecen conciliando son de digitación, y digitando menos hay menos.
El resto del programa viene incluido
Facturación electrónica a la DIAN, inventario, punto de venta, cuentas por cobrar y por pagar, liquidación de impuestos, información exógena y los estados financieros. Nómina y planilla PILA desde el Pro. Si lleva varias empresas, cada una en su propio archivo de base de datos; si vende en línea, Mercado Libre y tienda web sincronizados.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan antes de probarlo
¿Con qué bancos funciona el extracto?
¿Qué gastos conviene programar?
¿Las compras entran solas de verdad, o hay que revisarlas?
¿Desde qué plan viene cada cosa?
¿El asiento contable lo puedo corregir?
¿Tengo que cambiar mi plan de cuentas?
Si dejo de usar Contafir, ¿me llevo mis datos?
Pruébelo con un mes suyo
Abra su cuenta, programe el arriendo, suba un XML de compra y cargue el extracto de un mes. En una tarde sabe si le sirve.
15 días de prueba con el programa completo. Sin tarjeta de crédito. Desde $89.000 al mes.