Liquidación definitiva: el día que un trabajador se retira

Cuando un trabajador se va —renuncia, se le despide o se le acaba el contrato— hay que pagarle todo lo que se le debe, de una sola vez. Y casi siempre es con prisa: la persona está esperando su plata y su papel firmado.

Es también la liquidación que más reclamos genera. Si sale corta, la empresa queda debiendo; si sale larga, pagó lo que no tenía que pagar. En los dos casos el que se entera primero es un abogado.

Lo que lleva una liquidación definitiva

• El salario de los días que alcanzó a trabajar y todavía no se le han

pagado, con su auxilio de transporte si le corresponde.

• Cesantías: un mes de salario por año, sobre salario más auxilio, desde el

1 de enero (lo de años anteriores ya se consignó al fondo).

• Intereses sobre las cesantías: el 12 % anual, en proporción a los días.
• Prima de servicios: medio mes por semestre, desde el inicio del semestre.
• Vacaciones que no disfrutó: quince días de salario por año, sin

auxilio de transporte, menos los días que ya tomó.

• Indemnización, solo si se le despide sin justa causa.

Todo se cuenta en año comercial de 360 días: cada mes vale 30, también febrero.

La trampa más común es la tasa de los intereses. La empresa los provisiona al 1 % mensual, pero lo que se le paga a la persona es el 12 % anual sobre los días del año. Confundir una cifra con la otra hace que la persona reciba una doceava parte de lo que le toca.

La indemnización, solo cuando la hay

Ni la renuncia ni el despido con justa causa indemnizan. Cuando el despido es sin justa causa:

• Contrato a término indefinido, salario menor de 10 mínimos: 30 días por

el primer año y 20 por cada año más, en proporción a la fracción.

• Salario de 10 mínimos o más: 20 días por el primer año y 15 por cada año

más.

• Término fijo: lo que faltaba para que se acabara el contrato.
• Obra o labor: lo que faltaba de la obra, con un mínimo de 15 días.

Cómo se hace en Contafir

En Elaborar Documento → Liquidación Definitiva (F12):

1. Escoja al empleado. Solo salen los que no se han liquidado.
2. Último día de trabajo y fecha de ingreso. Se escriben como

dd/mm/aaaa o con el botón del calendario. La fecha de ingreso queda guardada en la ficha de la persona.

1. Tipo de contrato y motivo del retiro. De esto depende si hay

indemnización y cuánta.

1. Días de salario pendientes y días de vacaciones ya disfrutados.
2. Desde cuándo se le debe cada prestación. El programa propone el 1 de

enero para las cesantías, el inicio del semestre para la prima y la fecha de ingreso para las vacaciones. Si a la persona no se le pagó la prima de junio, o no se le consignaron las cesantías del año pasado, corra esa fecha hacia atrás.

Mientras llena el formulario, a la derecha va saliendo la cuenta, concepto por concepto, con su fórmula y sus días. Si le debe a la empresa un préstamo o un anticipo, aparece para cruzarlo: se descuenta completo, se le baja el valor, o se desmarca y se arregla aparte.

Antes de guardar, Ver Contabilización le enseña el asiento entero.

Lo que queda en los libros

Al contabilizar sale un solo documento de nómina (NM) y pasan cuatro cosas:

Las cuentas de prestaciones de esa persona quedan en cero. Se descarga todo lo que se había provisionado de cesantías, intereses, prima y vacaciones. Lo que faltó por provisionar va al gasto; lo provisionado de más se devuelve. Así no quedan saldos colgados de alguien que ya no trabaja ahí.

Solo el salario cotiza. La salud y la pensión se le descuentan sobre los días de salario, no sobre las prestaciones ni sobre la indemnización.

El neto queda por pagar, si así lo escogió, y se le paga después con un comprobante de egreso.

La persona queda retirada, con su fecha y su motivo, y deja de salir en la nómina del mes.

El acta para firmar

Después de contabilizar se abre el acta de liquidación: los datos de la empresa y del trabajador, el tiempo de servicio, cada concepto con su período y sus días, los descuentos, el neto en letras y los espacios para las firmas y la huella.

Se imprime, o con Descargar PDF se guarda el archivo para mandarlo por WhatsApp o por correo. Para sacarla otra vez más adelante: Consultar Documentos, se busca la NM y se pulsa Acta de liquidación.

Lo que hay que revisar igual

La fecha de ingreso. Todo sale de ahí. Un mes de diferencia cambia las vacaciones y, si hay despido, la indemnización.

Las vacaciones que ya tomó. El programa no puede adivinar las que se dieron sin registrarlas.

Si las prestaciones anteriores de verdad se pagaron. La prima de junio y la consignación de cesantías del año pasado. Si no, se corre la fecha de corte.

El usuario del programa. Si la persona tenía clave para entrar a Contafir, desactívela en Usuarios el mismo día. La liquidación no lo hace sola.

En Contafir, la liquidación definitiva hace parte de "Nómina integrada", que viene con el plan Pro. Como todo lo demás, el asiento se puede mirar antes de guardarlo, y el acta se vuelve a sacar cuando haga falta.